Por que gerenciar processos?
O mapeamento de processos ajuda a criar uma visão dos processos de negócios através de um diagrama de fluxo que define uma sequência de eventos, validações e atores.
Esses mapas também permitem que líderes e gerentes de projeto reúnam equipes e ajudem as pessoas a entender onde elas se encaixam em um processo e como o trabalho delas afeta outras pessoas, levando ao resultado final.
Com a capacidade de ver e entender visualmente um processo do início ao fim, as áreas conseguem identificar rapidamente os pontos de melhoria para uma maior produtividade. Além disso, alguns dos principais benefícios são:
- Fornecer um documentação do processo e suas regras
- Compartilhar visualmente detalhes que possam ser entendidos rapidamente por um novo participante
- Mostrar como os membros do time estão interconectados, facilitando as interações;
- Destacar possíveis problemas/gargalos e soluções
- Capacitar você (e sua equipe) a tomar decisões com base em dados;
- Fornecer melhores produtos e serviços aos clientes;
- Fornecer auditoria e conformidade;
Processos Corporativos
O gerenciamento de processos corporativos permite que seja definido, do início ao fim, o que precisa acontecer para chegar ao produto final de um processo.
Para isso inclui: quem está envolvido, o que precisam fazer, quando precisam fazê-lo e como suas tarefas são concluídas. Outro item importante é definir os prazos para cada uma dessas tarefas.
Como boa parte dos diagramas, o mapeamento de processos corporativos usa símbolos para indicar pontos de contato ao longo do caminho, e esses símbolos podem ser expandidos para fornecer detalhes adicionais.
Após a definição do processo e sua documentação, um dos pontos mais importantes é o acompanhamento da execução. Sem esta prática fica muito difícil conseguir gerenciar a performance de um processo. Imagine que você desenhou todo um processo de atendimento ao cliente, porém não consegue medir quantos atendimentos realizou e em quanto tempo. Desta forma qualquer decisão de melhoria seria tomada com base em apenas percepções pessoais, e não dados concretos.
A visualização das etapas e atividades em um Kanban auxilia neste acompanhamento. Por muito tempo empresas começaram a implementar quadros com os famosos post-it com o objetivo de dar uma visão da produtividade do departamento.
Porém, em pouco tempo percebe-se que dar manutenção neste quadro começa a gerar trabalho e, gerando trabalho, reduz a capacidade de melhoria na produtividade.
A melhor parceria: Método + Tecnologia
Nada é mais interessante no mundo dos negócios do que alinhar uma método eficiente com o uso da tecnologia correta. Neste ponto é onde alcançamos alta produtividade, conseguimos agregar valor às atividades e consequentemente ficamos mais competitivos.
A plataforma Pipefy permite tornar digital toda a gestão do seu processo, centralizando informações, medindo performance e automatizando tarefas. E tudo isso utilizando o conceito Lean e a visualização Kanban!
É possível centralizar todas as solicitações em um único portal (RH, financeiro, operações, etc.) eliminando aquela “cascata” de e-mail da sua caixa de entrada.
Alguns dos recursos mais interessantes da plataforma e que geram um enorme impacto de produtividade são:
- Atribuição automática de responsáveis: Realize a triagem de forma automática
- Prazos de execução: Defina prazos para cada etapa e gere alertas de performance
- Automação de tarefas: Mapeie as atividades repetitivas e deixe um robô fazer isso
- Templates de E-mail: Atualize as pessoas sobre o andamento das atividades
- Integrações: Através de APIs é possível integrar o seu processo a diversos sistemas
Ficou interessado em otimizar os seus processos e tornar sua empresa mais competitiva? Acesse a nossa página sobre a plataforma e solicite um contato do nosso time!
