Como melhorar a comunicação interna com o Google Workspace

Seja da própria empresa ou para clientes e fornecedores, a gestão de pessoas é uma prioridade para os negócios. Nesse sentido, alguns recursos digitais, como as ferramentas do Google Workspace podem ser convertidos em grandes aliados na gestão de pessoas, para: 

  • Otimizar a produtividade dos colaboradores; 
  • Aproveitar melhor o tempo e custos gastos em determinadas atividades; 
  • Melhorar a comunicação interna. 

É necessário que as empresas invistam em ferramentas que facilitem a colaboração e a troca entre os seus funcionários. E é nesse contexto que o Google Workspace entra para criar uma gestão integrada, onde os funcionários conseguem criar, em um ambiente digital, o espaço que precisam para trabalhar. Essa estrutura não impacta apenas na produtividade da equipe, mas também na satisfação pessoal com as funções que cada um desempenha. 

Continue lendo o artigo e entenda como melhorar a colaboração e a comunicação interna da empresa com o Google Workspace e analise a aderência ao seu negócio. 

Ferramentas de comunicação do Google Workspace:

Quais são as ferramentas de comunicação interna nas organizações que compõem o pacote do Google Workspace?

  • E-mail corporativo (Gmail); 
  • Armazenamento na nuvem (Drive); 
  • Agenda online (Google Agenda); 
  • Vídeo conferência e chamada de voz (Meet); 
  • Processador de textos (Docs), planilhas e apresentações; 
  • Chat de mensagens para equipes (Hangouts); 
  • Criador de pesquisas (Formulários), entre outros. 

Todos os aplicativos acima funcionam de forma integrada, o que facilita o compartilhamento, os feedbacks, o acesso e torna a comunicação no dia a dia mais eficiente. 

Como melhorar a comunicação interna?

Existem várias maneiras de melhorar a comunicação interna com o G Suite e vamos citar abaixo, as funcionalidades que podem melhorar o dia a dia da sua equipe. Confira! 

  1. Padronize o assunto dos e-mails:

 Gmail é a ferramenta de e-mail corporativo do Google, muito fácil de usar. Quando se trata de como melhorar a comunicação interna com o G Suite no trabalho, suas funções são ainda mais aproveitadas. 

Quando você começa uma discussão por e-mail sobre um projeto, uma dica é padronizar a linha de assunto para facilitar a pesquisa desses e-mails no futuro. O Gmail agrupa organicamente e-mails com assuntos semelhantes, então se todos os e-mails do ‘Projeto XYZ’ começarem com essa frase, depois é mais fácil localizá-los. Aliado a isso, você pode criar grupos de contato com os e-mails dos colegas que estão no mesmo projeto que você. Assim, você não precisa digitar e-mails um por um toda vez.  

  1. Ganhe flexibilidade com o Meet e o Chat: 

Outra forma de como melhorar a comunicação interna com o G Suite é usando dois aplicativos-chave na comunicação diária: Hangouts e o Google Meet. 

O Hangouts é a ferramenta para troca de mensagens de textos e que também permite o compartilhamento de arquivos por link, envio de convites da agenda, etc. Ele viabiliza também os feedbacks instantâneos no processo de avaliação de desempenho dos colaboradores, o alinhamento rápido entre os funcionários e a resolução de questões pontuais.  

O Meet é um aplicativo de videoconferência e chamada de voz. Ele pode ser usado para reunir a equipe quando todos estiverem trabalhando de casa, por exemplo. Como a empresa usa a mesma ferramenta, com o passar do tempo o uso fica mais rápido, pois todos já se acostumaram com os recursos. Dá para fazer apresentações, compartilhar tela, além de poder usar esses aplicativos no tablet ou celular, o que também permite uma comunicação mais eficiente. 

  1. Colabore com colegas em tempo real:

Com a digitalização das operações das empresas tudo acontece de forma virtual e porque não a colaboração também, não é mesmo? 

Esse é outro ponto importante de como melhorar a comunicação interna com o G Suite. A ferramenta de processamento de texto — o Google Docs — e a de planilha e apresentação podem ser acessadas e editadas em conjunto. Dessa forma, durante uma videoconferência, o líder do projeto pode conduzir a edição do texto do projeto, analisar a planilha de resultados e montar a apresentação para o cliente, ouvindo as sugestões dos demais participantes. Tudo isso, sem precisar reunir a equipe fisicamente, permitindo mais flexibilidade para a rotina de todos os envolvidos.  

  1. Armazene os arquivos na nuvem: 

Por padrão, o aplicativo do Google Drive é o recurso de armazenamento na nuvem do Google. 

Além de centralizar e organizar os arquivos, no Drive é possível criar pastas restritas, que só pessoas autorizadas podem visualizar. Mas também é possível gerenciar as permissões para fazer alterações como liberar apenas a visualização, permitir apenas comentários ou ter acesso como editor que pode alterar, compartilhar e editar um arquivo. Esse controle de acesso é importante para manter a segurança da informação nas empresas. 

Outra vantagem das ferramentas do G Suite, como o Docs e Planilhas, é que os colaboradores podem se comunicar dentro do próprio arquivo, com a criação de comentários ou o uso da aba de mensagens. Esse sistema otimiza a troca de informações e desenvolvimento de projetos de forma colaborativa.  

  1. Gerencie reuniões e eventos usando a Agenda online:

Uma forma de melhorar a comunicação interna com o G Suite e resolver esse problema é padronizar o uso da agenda online. 

Na hora de marcar uma reunião, evento ou treinamento, o responsável pode criar um evento no Google Agenda e especificar data, horário e até incluir um link para uma sala de reunião no Meet, se for o caso. Depois, basta selecionar quem vai participar do evento e adicionar notificações de lembrete por e-mail ou pelo celular. Assim, todos os envolvidos serão lembrados do compromisso de forma automática pelo aplicativo que também pode ser instalado no smartphone ou tablet. 

Pronto para melhorar a comunicação interna com o Google Workspace?

Independentemente de ser por e-mail, redes sociais, compartilhamentos ou outros, os aplicativos do Google são ferramentas poderosas que ajudam a melhorar e simplificar a comunicação interna e também com os clientes. 

As ferramentas de colaboração foram criadas justamente para conectar os colaboradores das empresas de maneira contínua e eficiente, o que os incentiva a trabalhar em equipe. 

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